Jak rozliczać media w najmie?

Rozliczanie rachunków za media w trakcie wynajmu mieszkania jest często problematyczne. Woda, prąd, ogrzewanie, Internet – wszelkie opłaty muszą być uregulowane, a koszty przerzucane na najemcę. Jednak jak właściwie uporać się z tym podatkowo? Tego zagadnienia dotyczy wywiad z Bartłomiejem Kuźniarem – Koordynatorem Projektów Inwestycyjnych w spółce Saveinvest Sp. z o.o.,

Różne sposoby rozliczania mediów

Rozliczanie opłat za media w trakcie najmu może przyjmować różne formy – od ryczałtu, poprzez opłaty według liczników po faktury od dostawców. Można też uwzględnić kwoty za media w czynszu. Jednakże, każda umowa najmu wymaga uwzględnienia tego tematu. Wybór formy rozliczeń powinien być wygodny dla wynajmującego, ale też nie utrudniać życia najemcy. Należy zwrócić uwagę na prawa i obowiązki najemcy związane z rozliczeniem mediów, aby uniknąć ewentualnych konfliktów w przyszłości – radzi Bartłomiej Kuźniar. Każda z metod ma swoje zalety i wady oraz generuje różne ryzyka.

Oddzielenie kosztów mediów od czynszu

Najczęstszym podejściem jest oddzielenie kwoty czynszu od kosztów mediów w ramach umowy najmu. W praktyce stosuje się wtedy refakturowanie, czyli sprzedaż usług przez wynajmującego na rzecz najemcy. To rozwiązanie ma swoje korzyści i ograniczenia. Gdy dochody z tytułu najmu nie przekraczają rocznie 200 000 złotych, a wynajem dotyczy lokali prywatnych (a nie prowadzenia działalności gospodarczej), sprawa jest stosunkowo prosta. W takiej sytuacji nie ma konieczności martwienia się o podatek VAT. Równocześnie koszty mediów nie są wliczane do przychodu wynajmującego i nie są opodatkowane podatkiem od najmu. Oznacza to, że jeśli wynajmujący wybierze formę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, do podstawy opodatkowania wlicza się jedynie czystą kwotę czynszu najmu. 

Ryczałt jako wygodne rozwiązanie

Alternatywnym podejściem do rozliczenia mediów jest zastosowanie ryczałtu. Tutaj wynajmujący i najemca ustalają określoną stałą sumę na pokrycie rachunków. Faktyczne rozliczenie zużycia prądu, wody lub ogrzewania następuje raz lub dwa razy w roku. Właściciel nie musi regularnie przekazywać informacji o rachunkach najemcy. Ten płaci ustaloną kwotę czynszu oraz stałą sumę za media. Szczegółowe rozliczenie odbywa się raz w roku, podczas weryfikacji rzeczywistego zużycia wody, prądu czy ogrzewania. Wówczas sprawdza się, czy najemca powinien otrzymać zwrot nadpłaty czy też uzupełnić ewentualną niedopłatę – zauważa Bartłomiej Kuźniar.

Obowiązki przerzucone na najemcę

Inną możliwością dla wynajmujących mieszkania jest przerzucenie odpowiedzialności za rozliczanie mediów bezpośrednio na najemcę. W takim przypadku lokator ma obowiązek samodzielnego zawarcia umów z dostawcami prądu, wody, ogrzewania itp. Mimo że to rozwiązanie daje najemcy kontrolę nad płatnościami, może być problematyczne. Gdy najemca zalega z płatnościami, dostawca może wyłączyć dostawę mediów. Nawet po pozbyciu się niepłacącego lokatora, właściciel może ponieść straty z tytułu braku opłat za czynsz oraz długów związanych z należnościami na media.

Rozliczenie mediów w czynszu

Kolejną opcją jest przerzucenie obowiązku płacenia rachunków oraz ryzyka związanego z ich wysokością na właściciela, wliczając te koszty w kwotę czynszu. To podejście ma swoje zalety, ale także wady. Najemca może zużywać media bez ograniczeń, ponieważ nie ma bezpośrednich opłat za nie. Brak takiej motywacji do oszczędzania może skutkować niekontrolowanym zużyciem.