Kiedy w umowie występuje reprezentant, a kiedy pełnomocnik?

Umowy najmu są zawierane z różnymi podmiotami: osobami fizycznymi, przedsiębiorcami i ich różnymi przedstawicielami. Jednak często trudno jest odróżnić osobę reprezentanta od pełnomocnika. Czym się różnią i jakie są między nimi podobieństwa? Na te pytania odpowiada Robert Tomaszewski, Prezes Zarządu w firmie Saveinvest Sp. z o.o.

Rodzaj umocowania – dlaczego to jest ważne?

Odpowiednie umocowanie do zawarcia umowy o konkretnej treści ma ogromne znaczenie, ponieważ to ono decyduje o ważności kontraktu. Dotyczy to wszystkich umów, począwszy od najdrobniejszych, aż po wielkie transakcje. W przypadku umów najmu, różnica między pełnomocnikiem a reprezentantem również ma znaczenie. Czasami umowy te nie są zawierane osobiście przez zainteresowane strony, lecz przez ich przedstawicieli. Zarówno wynajmujący, jak i najemca powinni zwrócić uwagę na to, z kim podpisują umowę. Zapewni to ochronę przed potencjalnymi nieprzyjemnościami. Większość umów najmu przebiega bezproblemowo. Nieruchomość jest utrzymana w dobrym stanie, wynajmujący dba o stan techniczny oraz opłaty, a najemca terminowo reguluje czynsz. Jednak czasami zdarza się, że czynsz przestaje być wpłacany, a wtedy konieczne staje się odwołanie się do umowy przed sądem.

Kim jest pełnomocnik?

Przechodząc do sedna, w umowach najmu zwykle występuje pełnomocnik. Jest to przedstawiciel strony, który dokonuje określonych czynności prawnych w imieniu mocodawcy. Strona ustanawia swojego pełnomocnika poprzez udzielenie mu formalnego pełnomocnictwa. Podpisanie umowy z osobą działającą przez pełnomocnika wymaga weryfikacji dokumentu uprawniającego, aby sprawdzić, czy dana osoba otrzymała pełnomocnictwo i czy działa w granicach upoważnienia. Dokument ten powinien być załącznikiem do umowy. Niekoniecznie musi to być oryginał – może to być także odpis lub poświadczona kopia. Pełnomocnictwo do konkretnej czynności prawnej jest pełnomocnictwem szczególnym, podczas gdy upoważnienie do dokonywania wszelkich czynności za stronę to pełnomocnictwo ogólne. Pełnomocnika może wyznaczyć zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca.

Kim jest reprezentant strony?

Reprezentant, podobnie jak pełnomocnik, działa w imieniu i na rzecz strony, którą reprezentuje. Różnica polega jednak na tym, że reprezentacja wynika z przepisów prawa. Reprezentantem może być np. osoba prawna, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która działa poprzez prezesa zarządu. Reprezentanta mogą być także osoby fizyczne z powodu ograniczonej zdolności do czynności prawnych. Oznacza to, że osoba małoletnia może zawrzeć umowę przez swojego reprezentanta, jak np. rodzica lub inny przedstawiciela ustawowego. Reprezentacja ma szerszy zakres niż pełnomocnictwo, szczególnie to, które odnosi się do konkretnej czynności prawnej – wyjaśnia Robert Tomaszewski.

Jak uwzględnić pełnomocnika lub reprezentanta w umowie?

W umowie należy uwzględnić wszystkie istotne informacje dotyczące pełnomocnika lub reprezentanta strony. Niezbędne jest podanie jego danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, numer dowodu osobistego lub PESEL, a także zakresu upoważnienia lub formy reprezentacji. Ważne jest dokładne opisanie osoby, która podpisuje umowę, aby w przyszłości nie wystąpiły spory co do jej ważności. W Internecie znajduje się wiele wzorów umów, które nie zawsze są poprawnie skonstruowane. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy profesjonalisty – eksperta w dziedzinie nieruchomości, prawnika, radcy prawnego lub adwokata.