Kiedy urzędnik może uzasadnić zwłokę w załatwieniu sprawy?

Zgodnie z prawem, organy administracji publicznej powinny rozpatrywać sprawy „bez zbędnej zwłoki”. Jednak tylko przeszkody niezależne od urzędników mogą usprawiedliwić opóźnienie w terminowym załatwieniu spraw.

Często zdarza się, że wnioski składane do organów pozostają bez odpowiedzi przez długi czas. W takich przypadkach można zarzucić urzędnikowi nieprzestrzeganie ustawowych terminów dotyczących wydania decyzji.

Organy mogą tłumaczyć opóźnienia w rozpatrywaniu spraw jako konsekwencje okoliczności niezależnych od nich, jednak te przeszkody muszą rzeczywiście uzasadniać zwłokę. Na przykład, jeśli wnioskujemy o odszkodowanie i organ tłumaczy brak odpowiedzi dużą liczbą podobnych wniosków napływających w tym czasie, nie jest to wystarczające usprawiedliwienie opóźnienia.

Z przepisu kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że terminy załatwienia spraw wyłączają określone czynniki, takie jak terminy przewidziane w prawie dla wykonywania pewnych czynności oraz okresy zawieszenia postępowania. Jednak opóźnienia z przyczyn niezależnych od organu – takie jak działania sił przyrody czy innych organów – nie powinny być wliczane do terminów załatwiania spraw.

Niezależność od organu nie obejmuje jednak zwłoki innych urzędów czy oczekiwania na dokumenty od innych organów. Organizacje mogą zasięgać porad u władz zwierzchnich, ale to nie usprawiedliwia opóźnień w załatwieniu spraw.

Jeśli procedura wymaga dodatkowego postępowania wyjaśniającego, decyzja powinna być wydana w ciągu miesiąca. W przypadkach bardziej złożonych, oczekiwanie na decyzję nie powinno przekraczać dwóch miesięcy. W sprawach odwoławczych termin wynosi zazwyczaj jeden miesiąc.