Co robić, gdy nasze postępowanie jest przedłużane przez urzędników? Część pierwsza

Zgodnie z obowiązującym prawem, organ ma obowiązek rozpatrywania spraw bez zbędnej zwłoki. Ponadto, każdorazowo, gdy sprawa nie zostanie rozpatrzona w przewidzianym na to czasie, organ jest zobowiązany poinformować strony postępowania, podając przyczyny opóźnienia oraz nowy termin załatwienia sprawy. W jakich sytuacjach można zatem mówić o przedłużaniu postępowania i jakie kroki może podjąć inwestor?

Terminy

Zgodnie z art. 35 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, organy administracji publicznej są zobowiązane do załatwienia zgłoszonych spraw bez zbędnej zwłoki. Zasada ta nakłada obowiązek niezwłocznego rozpatrzenia spraw, które mogą zostać załatwione na podstawie przedstawionych przez strony dowodów, włączając w to żądanie wszczęcia postępowania lub fakty oraz dowody powszechnie znane lub znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, lub też możliwe do ustalenia na podstawie dostępnych danych organu.

Jeśli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jej rozpatrzenie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych, urzędnicy mają na rozpatrzenie sprawy dwa miesiące, licząc od dnia wszczęcia postępowania, a w postępowaniu odwoławczym powinni rozpatrzyć sprawę w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Należy mieć również na uwadze, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy obowiązujące organ przy wydawaniu decyzji, niż te wymienione wcześniej. Ponadto, zgodnie z art. 35 § 4 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, terminy załatwienia spraw określają rzeczywisty czas, jaki organ administracji publicznej ma do dyspozycji na rozpatrzenie sprawy i podjęcie decyzji. Do tych terminów nie wliczają się: terminy przewidziane w przepisach prawa dla dokonania konkretnych czynności; okresy zawieszenia postępowania; okresy opóźnień wynikających z winy strony; okresy opóźnień wynikających z przyczyn niezależnych od organu – informuje Robert Tomaszewski z portalu www.grunttozysk.pl. Okresy opóźnień wynikających z przyczyn niezależnych od organu, które nie są wliczane do terminów załatwienia spraw, to opóźnienia inne niż te spowodowane z winy strony, wywołane przez czynniki, na które organ nie miał wpływu – na przykład działania sił natury lub działania lub zaniechania innych organów, istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Obowiązek informacji

Art. 36 Kodeksu Postępowania Administracyjnego nakazuje organom, jeśli nie załatwiły sprawy w określonym terminie, o czym mowa w art. 35 KPA lub przepisach szczególnych, powiadomić stronę lub strony postępowania, jednocześnie wskazując przyczynę opóźnienia w rozpatrzeniu sprawy oraz określając nowy termin jej załatwienia. Zazwyczaj, nowy termin jest wyznaczany poprzez postanowienie, na które strona nie ma możliwości złożenia zażalenia. Omawiany obowiązek stosuje się również w przypadku, gdy sprawa nie została rozpatrzona z powodu przyczyn niezależnych od danego organu.

Jeśli urzędnikom nie uda się zakończyć postępowania w ustawowym terminie, muszą poinformować o tym stronę – wystarczy jedynie zawiadomienie o konieczności przedłużenia postępowania. Organ ma obowiązek w sposób rzetelny wyjaśnić, co było powodem opóźnienia w ustosunkowaniu się do wniosku inwestora. Tylko przyczyna niezależna od urzędników może usprawiedliwić opóźnienie i zwłokę w terminowym załatwianiu sprawy.

Jakie przyczyny niezależne od organu uzasadniają brak rozpatrzenia sprawy w terminie? Jak strona postępowania może interweniować, jeśli organ przedłuża termin wydania decyzji? Czy omawiane zasady i terminy rozpatrywania spraw mają zastosowanie, jeśli stroną w postępowaniu jest przedsiębiorca? Na te wszystkie pytania odpowiemy w kolejnej części poradnika.